在日常办公中，传真机作为一种传统的通讯工具，仍然在许多场合发挥着重要作用。无论是用于发送合同文件还是接收重要通知，掌握传真机的具体使用方法都是非常必要的。那么，如何正确地使用传真机呢？下面，让我们一起来详细了解一下。

首先，确保传真机已经连接好电源和电话线。大多数传真机都需要通过电话线与电话网络相连，因此在开机之前，请务必检查所有连接是否牢固。如果您的传真机支持无线功能，还需要确保其已成功连接到Wi-Fi网络。

接下来是设置步骤。打开传真机后，通常会有一个初始设置界面，您可以在这里输入基本的信息，如传真号码、设备名称等。这些信息将帮助您更方便地管理和识别传真记录。

在实际使用过程中，发送传真是最常见的操作之一。要发送传真，您需要准备一份打印好的文档或手写的信件，并将其放入传真机的进纸槽中。然后，在控制面板上选择“发送”选项，并输入收件人的传真号码。一些高级型号的传真机还允许您预先存储常用的联系人信息，这样可以大大节省时间。

接收传真则相对简单得多。当有来电时，传真机会自动检测信号并开始接收传真。如果您希望手动干预，也可以按下相应的按钮来启动接收过程。收到的传真通常会被打印出来，供您查看和保存。

此外，定期维护也是保证传真机正常工作的关键。这包括清洁扫描头、更换墨粉盒以及清理纸张通道等。良好的维护习惯不仅能够延长设备寿命，还能提高工作效率。

最后，随着科技的发展，越来越多的企业开始转向电子文档管理，传真机的地位或许会逐渐减弱。然而，在现阶段，它依然是不可或缺的一部分。希望以上介绍能帮助大家更好地理解和使用传真机。